انتقاد سازنده را با مهارت و زیرکی انجام دهید - وبلاگ سارا

به گزارش وبلاگ سارا، زمانی که با کسی کار می کنید، ممکن است فرد مورد نظر نتواند کارش را به درستی انجام دهد. چه مدیر باشید و چه همکاری که وظیفه نظارت به پروژه را دارد، باید از همکارتان بخواهید که کار را به نحوی متفاوت انجام دهد. ممکن است کاری که صورت گرفته احتیاج به اصلاح جزئی داشته باشد یا این که احتیاج به تغییر اساسی در آن داشته باشید. در هر صورت، شاید شما هم جزء افرادی هستید که هنگام گوشزد کردن اشتباه دیگران دچار اضطراب می شوید. اگر انتقاد سازنده به درستی انجام گردد، نه شما و نه همکارتان دچار ناراحتی و اضطراب نخواهید شد. در این بخش از انگیزه درباره روش های درست انتقاد کردن از دیگران و افزایش روحیه انتقاد پذیری سخن خواهیم گفت.

مراحل ابراز انتقاد سازنده

1. اولین قدم؛ دریافت و ارائه اصلاحات در محل کار کاملاً طبیعی است

این یک موضوع عادی و متداول است که هر پروژه و روشی که فردی برای انجام آن در نظر گرفته برای نزدیک شدن به هدف اصلی تغییر کند. بخشی از این موضوع به این دلیل است که هیچ کس نمی تواند ذهن دیگری را بخواند. مردم همواره در همان ابتدا به روش انجام پروژه مطلع نیستند. بخشی دیگر از این مسئله به این مربوط می گردد که هیچ یک از ما کامل نیستیم. ما در کارهایمان اشتباه می کنیم یا به مواردی که پیش رویمان قرار دارند به صورت بهینه نگاه می کنیم. بازخورد اصلاحی، معیاری برای سنجش ارزش فردی نیست، بلکه آن فقط یک بخش عادی و مورد انتظار از فرآیند بهبود کار است.

2. با کفش های دیگران راه بروید

اگر از دادن بازخورد به کسی احساس نگرانی می کنید، کافی است با کفش های آن ها راه بروید و خودتان را جای فرد مقابل تصور کنید. زمانی که وی از شما می خواهد یک چیز را به صورت متفاوت انجام دهید آیا از مدیرتان می رنجید؟ آیا این تعامل طبیعی و مورد انتظار نیست؟ (البته باید این موضوع که مدیرتان فردی از خود راضی نیست و انتقاد را با تنش انجام نمی دهد را نیز در نظر داشت).

به علاوه احتمالاً می خواهید بدانید که چگونه می توانید کیفیت کارتان را بهبود دهید. در این حالت از کسی که به دلیل احساس ناخوشایندش از ارائه بازخورد به شما اجتناب می نماید قدردانی نخواهید کرد. این کار باعث می گردد که اشتباه یا مسئله ای که سبب افت کیفیت کارتان می گردد را بارها و بارها تکرار کنید.

فرض کنید کسانی هستند که به خاطر انتقاد سازنده ای که از آن ها می کنید، از شما قدردانی خواهند کرد؛ زیرا این کار سبب می گردد کیفیت کار آن ها به مراتب بهتر گردد.

این موضوع برای همه مهم است، اما برای مدیران اهمیتی دوچندان دارد. اگر مسئول هستید، نمی توانید از بازخورد دادن به کارمندان خودتان اجتناب کنید. شما یک وظیفه اخلاقی و حرفه ای دارید؛ بنابر این وظیفه، باید به کارمندان بگویید که در چه جایگاهی قرار دارند و چگونه می توانند عملکرد بهتری داشته باشند.

بیشتر بدانید: معرفی مهارت های مدیریتی؛ 10 تکنیک کلیدی و کاربردی

3. به زمانبندی فکر کنید

در حالتی که هنگام مدیریت پروژه ها و افراد مختلف، خودتان را ملزم به ارائه بازخورد می کنید، نباید هر زمان که این موضوع پیش آمد و بدون فکر کردن به زمان بندی بازخورد را انجام دهید. اگر کسی روز یا هفته سختی را پشت سر گذاشته یا به وضوح به دلیل مسائل مهم تر تحت فشار است، صبر کنید تا فرد در شرایط مطلوب تری برای پذیرش انتقاد سازنده قرار بگیرد. (این موضوع نباید برایتان به معنی صبر کردن برای همواره باشد. یک هفتۀ سخت، می تواند منجر به هفته ها و ماه های سخت متوالی گردد. شما نمی توانید بازخورد را به آن موقع موکول کنید. با توجه به زمان و احساسی که دارید و با درایت، می توانید زمان مناسب را برای بیان موضوع پیدا کنید.)

4. ساندویچ بازخورد سرو نکنید

اگر تا به امروز کتابی درباره مدیریت خوانده باشید، احتمالاً عنوان ساندویچ بازخورد برایتان آشناست. در این تکنیک میان دو تعارف، از طرف مقابل انتقاد می گردد! ایده این است که اگر در ابتدا و انتهای انتقاد از طرف مقابل تعریف کنید، پذیرش سخن برای وی راحت تر خواهد بود.

البته این روش مناسب نیست و پیشنهاد می گردد که آن را استفاده نکنید. مردم آنچه شما بیان می کنید را خواهند پذیرفت؛ بنابراین ستایش کردن طرف مقابل و تعریف کردن از وی هنگام انتقاد، ریاکارانه به نظر می رسد. همچنین دیگران پس از شنیدن تعریف و تمجید انتقاد را نخواهند پذیرفت و حالت تدافعی نسبت به آن خواهند گرفت. در بازخوردهای ساندویچی پیغام اصلی در میان تبادل نظرهای جانبی گم می گردد و مخاطب به خوبی آن را دریافت نخواهد کرد.

5. واقعی باشید

کسی که از شما بازخورد یا انتقاد دریافت می نماید، نشانه های آن را نیز می گیرد. اگر شما احساس تنش و نگرانی کنید و از بازخورد دادن ناراحت باشید، طرف مقابل به احتمال زیاد واکنش نشان می دهد. او تصور می نماید که این یک تبادل نظری پر از تنش و ناراحت نماینده است. حتی اگر احساس اضطرابتان را مخفی کنید، تجربه نشان داده که تبادل نظر برای طرف قابل سخت و سخت خواهد بود.

بهترین کاری که برای ابراز انتقاد سازنده می توانید انجام دهید، این است که واقعی باشید. تصور کنید این یک مکالمه کاری متداول است؛ مانند این که آیا تصور می کنی چاپگر جوهر بیشتری احتیاج دارد؟ یا آیا می توانید آن تماس تلفنی را برای من انجام دهید، من نباید در جلسه ای که دارم دیر حاضر شوم.

با نزدیک شدن به تبادل نظری واقعی این پیغام را منتقل خواهید کرد: این طبیعی است و قرار نیست سرانجام کار شما باشد. دیگر احتیاجی نیست خودتان را در اتاق استراحت و … پنهان کنید.

در حقیقت، انتقادی که می کنید باید یک چیز عادی و معمولی باشد. بازخورد نباید به ندرت و برای جلسه ها و معامله های عظیم در نظر گرفته گردد. انتقادی که منظم باشد منجر به افزایش کیفیت کار خواهد شد.

6. به وسیله متن، انتقاد را بیان کنید

اگر احتیاج به یک اصلاح جزئی وجود دارد و نمی خواهید درگیر گفت و گو شوید، این امکان وجود دارد که از نوشتن برای انتقاد بهره ببرید. بازخورد باید به گونه ای باشد که کارکنان تصور ننمایند پروژه دچار فاجعه شده است. همچنین باید به نحوی بیان گردد که با وجود جزئی بودن موضوع، کارکنان آن را جدی بگیرند.

اگر انتقاد جزئی است، در متن بیان کنید که سایر بخش ها خوب بوده و تنها، بخش مورد نظر احتیاج به اصلاح دارد؛ اما در صورتی که مسئله عظیمی اتفاق افتاده، کارکنان را سرزنش ننموده و با آن ها به تندی رفتار نکنید. در این زمان تنها باید مطمئن شوید که نوشته های شما اهمیت مسئله را منتقل می نماید.

7. آنچه باید تغییر کند را واضح بیان کنید

گاهی اوقات مدیران یا کارمندان ارشد به طرف مقابل خود شرح می دهند که این کار اشتباه بوده و باید بهتر انجام گردد. شاید این موضوع از نظر شما واضح به نظر برسد؛ اما بهتر به چه معنی است؟ ممکن است طرف مقابل در ذهنش تعریف متفاوتی درباره بهتر انجام شدن کار داشته باشد و با ذهن شما هم راستا نباشد. حتی ممکن است طرف هیچ ایده ای درباره بهتر شدن کار در ذهنش نداشته باشد و دچار سردرگمی گردد. هنگام بیان جمله بهتر انجام دادن کار برای فرد مقابل شرح دهید که دقیقاً چه چیزی باید تغییر کند تا نتیجه مناسبی حاصل گردد.

مطمئن شوید که طرف مقابل سخن شما را به طور کامل درک نموده است. مخصوصاً اگر بازخورد پیچیده است، سعی کنید با ذکر مثال آن را برای مستمع ساده کنید.

8. به دیدگاه دیگران گوش دهید

انتقاد سازنده نباید تنها توسط یک نفر و به طور یک طرفه بیان گردد. این یک بحث است و شما باید به سخن طرف مقابلتان هم گوش دهید. ممکن است چیزی که طرف مقابل می گوید، نظر شما را تغییر دهد. شاید شما نخواهید پس از آنالیز جوانب موضوع به ارزیابی اولیه ای که داشته اید متعهد بمانید. اگر به سخن دیگران گوش ندهید، آن ها همان چیزی که می گویید را بی چون و چرا انجام خواهند داد.

سخن آخر

انتقاد سازنده به بازخوردی گفته می گردد که روی پیشرفت فرایند کار و رشد کارکنان تأثیرگذار است. بعضی از مدیران از انتقاد کردن واهمه دارند و این کار را انجام نمی دهند. در صورتی که بازخوردی نسبت به مسائل ریز و درشت به کارکنان ندهید، پروژه به خوبی اجرا نخواهد شد؛ زیرا کارکنان همان کاری را انجام می دهند که تصور می نمایند درست است. در این مقاله روش هایی را برای درست انتقاد کردن ارائه نموده ایم که برای ارائه بازخورد مناسب می توانید از آن ها بهره ببرید.

برای بهتر شدن عملکرد تیمی که دارید، پیشنهاد می کنیم مقاله های راهکارهای افزایش روحیه انتقاد پذیری و 24 مهارت کار گروهی را نیز در انگیزه مطالعه کنید. شما چه روش های دیگری برای ابراز انتقاد سازنده می شناسید؟ تجربیات خود را با ما و خوانندگان به وسیله ارسال پیغام در میان بگذارید.